Banyak yang nanya, gimana cara dapetin kesempatan buat ngelajutin sekolah diluar negeri sama buat dapet beasiswanya. Sebenernya kesempatan untuk mendapatkannya cukup besar, tapi bagaimana memulainya itu hal yang paling sulit. Nah, berikut adalah tips-tips untuk memulai perjuangannya….

1. Tahap Persiapan Prasayarat Umum (Waktu yang dibutuhkan : 3 – 6 bulan)

Yang ada disini adalah beberapa persiapan umum yang harus dipersiapkan oleh semua orang yang akan melanjutkan sekolah. Berikut detailnya.

• Persiapan Bahasa Asing

Umumnya, kemampuan bahasa asing yang dinilai adalah Bahasa Inggirs. Kemampuan bahasa Inggris umunya dinilai dari skor TOEFL atau IELTS. Yang perlu diperhatikan adalah, pastikan Anda mengetahui skor minimal untuk jurusan yang Anda tuju. Engineering biasanya mensyaratkan skor TOEFL iBT 90 dengan tidak ada Band dibawah skor 22. Untuk IELTS biasanya 6.5 dengan skor writing tidak boleh dibawah 6.0. TOEFL paper-based biasanya sudah tidak diakui. Jadi, sebelum Anda berfikir untuk melanjutkan sekolah diluar negeri, pastikan bahwa kemampuan bahasa Inggris Anda sudah mencukupi. Gak lucu kan klo gagal dapet sekolah / beasiswa gara-gara Bahasa Inggris tidak mencukupi. Kecuali klo Anda ingin melanjutkan sekolah ke Negara yang tidak menggunakan Bahasa Inggris sebagai bahasa pengantar, seperti Jepang, Jerman, Perancis, Korea, Cina, dll.

Untuk persiapan, Anda dapat menghubungi penyelenggara ujian TOEFL iBT / IELTS yang diakui secara Internasional, bukan local/nasional. Anda hanya akan membuang-buang waktu dan biaya jika Anda mengikuti pelatihan yang tidak diakui secara Internasional. Untuk TOEFL , Anda dapat menghubungi Balai Pelatihan Bahasa UPI Bandung, sedangkan untuk IELTS, Anda dapat menghubungi IDP.

Biaya ujian iBT / IELTS biasanya sekitar $150-$180/ujian. Hasil ujian akan keluar sekitar 4-8 minggu dari tanggal ujian, dan berlaku sekitar 1-2 tahun. Anda hanya dapat mendaftar ke perguruan tinggi menggunakan sertifikat TOEFL/IELTS yang diakui secara internasional dan belum kadaluarsa. Jadi, Anda harus bisa mempresiksi kapan Anda akan mendaftar dan kapan Anda harus mengikuti ujiannya. Oh iya, klo ternyata skor yang dibutuhkan kurang, ya… ujian lagi deh… trus jangan lupa bayar lagi yah J

 

• Persiapan ijasah, transkrip, dll

Tahap ini lebih mudah koq… Pastikan Anda memiliki salinan/fotokopi transkrip, ijasah yang sudah dilegalisir sebanyak mungkin. Kemudian jangan lupa membuat Ijasah/Transkrip yang udah diterjemahkan ke bahasa Inggris beserta fotokopi yang dilegalisir!! Ini penting, karena beberapa universitas mewajibkan calon mahasiswanya mencantumkan ijasah/transkrip yang sudah diterjemahkan oleh instansi resmi.

Beberapa dokumen yang sebaiknya diterjemahkan :

• KTP
• CV/Daftar riwayat hidup
• Surat Rekomendasi

Untuk bisa daftar ke suatu perguruan tinggi, dan juga buat dapetin beasiswa, Anda harus memiliki surat rekomendasi. Nah, surat rekomendasi sangat dianjurkan dikeluarkan oleh pembimbing Anda sebelumnya. Sebaiknya sih yang gelarnya udah berjejer kayak kereta api :p
Alternatifnya, Anda bisa meminta surat rekomendasi dari atasan Anda, misalnya Dekan atau Wakil Rektor ato Rektor. Isinya kira-kira “merekomendasikan Anda untuk melanjutkan sekolah lagi”. Ada beberapa orang yang suka menulis sendiri isi surat rekomendasi untuk mahasiswanya, dan ada juga yang tau beres alias tinggal tanda tangan doank. Sebaiknya Anda tanya dulu ke yang bersangkutan, mau nulis sendiri ato tanda tangan doank :p

 

• Bikin Pas Foto

Narsis Mode=ON!!

Bikin pas foto terbaru. Dandan yang rapi biar keliatan cakep / cantik (terserah, pilih aja sendiri).

Bikin semua format deh klo emang dananya berlebih…, dari mulai 2×3, 3×4, 4×6.

Klo emang ntar ada sisa, kan bisa buat dibagi-bagi pas jumpa fans, ato ditempelin di kartu nama :p

 

• Bikin Paspor

Jadi berangkat ato nggak, tetep aja Paspor kayanya perlu banget. Bikin di kantor imigrasi. Gak usah pake calo, kecuali Anda kebanyakan uang. Yang perlu disiapin gampang koq…

Dateng langsung ke kantor imigrasi sepagi mungkin… tapi gak perlu juga jam 5 subuh udah disana… :p Pastikan Anda pake baju rapih… jadi klo pake kaos singlet, celana pendek plus sandal jepit, 100% Anda bakalan diusir walopun Anda pake Mercy.
Ini nih yang harus dibawa (Aslinya juga yah):

• Foto Kopi KTP
• Foto Kopi KK
• Surat Rekomendasi dari atasan
• Foto Kopi Ijasah
• Foto Kopi Akte Kelahiran

Nah, begitu sampe sana, langsung ke kantin, beli Map seharga 10rb. Trus ke bagian pendaftaran, minta formulir. Isi lengkap. Oh iya, klo mo bikin paspor buat anak, jangan lupa minta formulir pernyataan untuk orang tua. Siapin materai 6000.
Klo dah diisi semua, ambil nomer antrian. Duduk manis sampe dipanggil. Klo dah dipanggil, ntar dapet kertas penerimaan, dan tanggal harus kembali buat foto sama wawancara.

Datang lagi sesuai tanggal yang disuruh. Langsung ambil nomer. Duduk manis sampe dipanggil buat bayar. Siapin uang 250rb-an buat bayar. Klo dah bayar, duduk manis lagi sampe dipanggil. Oh iya, jangan pergi keman-mana walopun nomer masih jauh. Klo kelewat, gak bisa nyerobot masuk gitu aja… Anda bakal dimarah-marahin sama satpam disana gara-gara nomer Anda kelewat :p Pastikan Anda pake baju berkerah dan gak pake baju warna putih.
Kalo udah, Anda akan dapet kertas kecil lagi yang meminta Anda dateng di tanggal tertentu buat ngambil paspor yang udah jadi.

• Dateng lagi buat ngambil paspor. Ga usah ngambil nomer antrian dan bisa diwakilkan.

 

• Tambahan Persiapan Dokumen buat yang mau ngambil beasiswa Dikti

Jabatan Fungsional Akademik / JFA

Pastiin udah punya, minimal Asisten Ahli / AA. Klo belum punya, walopun di persyaratan gak ditulis, tapi yang gak punya JFA kemungkinan besar gak bakalan lolos seleksi administrative.

NIDN

Pastiin udah punya NIDN. Klo gak punya NIDN, nanti bakalan dapet kesulitan pas bikin surat pengantar dari Kopertis.

Home Base

Pastiin Home Base Anda sudah dipindah ke lokasi kampus Anda sekarang. Coba cek dulu ke Fakultas deh..

Minimal pernah bikin tulisan di Jurnal apapun deh, walaupun belum terakdreditasi. Proceeding gak diitung yah…. 😀

• SCAN!!! SCAN!!! SCAN!!!

Jangan lupa buat nge-scan smua dokumen yang Anda dapet di tahap ini!!  Trus Foto-copy juga…. Klo memungkinkan, Legalisisr!!

 

• Nabung

Dari persiapan sampe berangkat, keuangan akan sangat terkuras. Oleh karena itu pastikan Anda nabung…. Paling nggak, siapkan antara 15 – 30 juta, karena Anda butuh untuk pembayaran Asuransi tambahan, tiket, pembuatan Visa, pembuatan paspor, terutama  bagi yang akan membawa keluarga.

 

• Siapin Waktu Luang

Persiapan sampe keberangkatan bakalan nyita banyak waktu, oleh karena itu, jangan kebanyakan ngajar…. Biar bias konsen ngurus persiapannya

 

• Daftar Faculty Development Plan

Pastikan nama Anda sudah tercantum di FDP. Misal klo Anda rencana berangkat tahun 2015, maka Anda harus tercantum di FDP 2015. Anda harus mulai melakukan persiapan paling telat tahun 2013.

 

 

2. Tahap Persiapan Pengajuan Sekolah (Waktu yang dibutuhkan : 6 – 24 bulan)

Nah, bagian ini nih yang paling LAMAAAA……, check this out

• Mikirin Topik Riset

Gampang-gampang susah nih.

Anda harus nentuin kira-kira nanti mo ngerjain apa. Ini adalah kunci utama Anda untuk PDKT sama calon supervisor. Walopun ga ada jaminan bahwa topic ini akan dilaksanakan disana, tapi paling nggak, klo gak ada ini, Anda ga bisa ngedapetin sekolah sama beasiswanya… malah lebih repot kan???

Biasanya, biar gampang, pilihlah topic yang familiar dengan aktivitas rutin Anda, misalnya topic disekitar bimbingan Tugas Akhir, mata kuliah yang diajar, ato riset Anda akhir-akhir ini

Yang Anda harus bikin di tahap ini :

Proposal Riset (Inggris) : biasanya 3-5 halaman. Mirip kaya bikin proposal tugas akhir. Guide Reserach Proposal disini
Abstrak Topik Riset : satu halaman
Study Objective : Berisi kenapa Anda mau sekolah lagi, alas an kenapa pilih topic tersebut. Kadang ada juga yang mewajibkan, kenapa pilih Negara/universitas tertentu

 

• Cari Calon Supervisor

Google is the best !! Cari tau supervisor yang banyak riset dibidang/topic yang Anda inginkan. Carilah beberapa alternative. Mungkin Anda tidak bisa memilih universitas, tapi klo Anda beruntung, Anda bisa mendapatkan calon supervisor di universitas yang Anda idam-idamkan J

 

• Ngehubungin calon Supervisor

Ini nih, yang bakal menentukan apakah Anda akan berhasil ato nggak. Klo Anda berhasil di tahap ini, maka kemungkinan buat ngedapetin sekolah udah 50%. Tapi klo nggak, yaaaa…

99% Anda harus nyari supervisor yang laen :p

Yang penting, klo email pertama Anda dibalas, berarti kesempatan buat PDKT bisa berlanjut.. Intinya, di-email pertama tersebut, Anda harus bisa meyakinkan calon supervisor bahwa Anda qualified, dan merupakan calon mahasiswa yang sangat ber-prospek.

Suatu hal yang lumrah, klo Anda memiliki beberapa calon supervisor. Sama seperti pacaran, selama belum menikah, ada beberapa orang yang punya beberapa pacar sebelum nikah :p

 

Setelah Anda mendapatkan persetujuan dari calon pembimbing mengenai rencana sekolah Anda beserta topic risetnya, jangan lupa untuk minta dibuatkan surat konfirmasi/persetujuan dari beliau bahwa topic riset Anda telah dibicarakan dan disetujui oleh beliau.

 

• Cari tau jadwal pendaftaran

Lihat di website universitasnya kapan pendaftaran untuk mahasiswa baru dibuka. Daftar dengan mencantumkan semua persyaratan yang dibutuhkan. Untuk program Magister / PhD, biasanya Anda diwajibkan mencantumkan nama calon supervisornya. Oh iya, untuk pendaftaran biasanya kena biaya, biar gratis, maka akan lebih baik klo untuk urusan pendaftaran, Anda serahkan pada Agent universitas dikota Anda. Untuk universitas di Australia atau USA, Anda dapat meminta bantuan dari IDP.

Untuk biaya perkuliahan, Anda dapat menginformasikan di pendaftaran bahwa Anda akan menggunakan skema beasiswa. Biasanya proses pendaftaran kampus berbarengan dengan pendaftaran beasiswa.

Setelah pendaftaran selesai dan Anda diterima, maka Anda akan mendapatkan Letter of Offer, yang isinya kira-kira seperti ini :

• Anda diterima di Jurusan tertentu
• Calon supervisor
• Besarnya tuition fee beserta Asuransi yang harus dibayar dimuka
• Tanggal mulai perkuliahan à Pastikan perkuliahan mulai dibulan Juli / Agustus. Klo nggak, Anda bisa minta penundaan ke kampus yang bersangkutan. Bilang aja klo beasiswa baru bisa cair dibulan Agustus. Jarang sekali ada beasiswa yang mulai di bulan Januari. Nanti Anda akan mendapatkan Amended Letter of Offer

 

3. Tahap Persiapan Pengajuan Beasiswa (Waktu yang dibutuhkan : 3 – 6 bulan)

Setelah semua persiapan diatas beres, tahap berikutnya adalah nyari siapa yang mau bayarin Anda sekolah??

• Cari tau mau pake beasiswa yang mana?

Banyak yang ngasih beasiswa, Google is your best partner…. Rajin-rajinlah googling :p

Yang paling banyak ngasih peluang adalah Dikti. Biasanya Dikti ngebuka pendaftaran disekitar bulan Juni-Juli, untuk keberangkatan di tahun depannya. Rajin-rajin buka website nya, dan pastikan semua dokumen yang udah disebutkan diatas udah tersedia. Pengalaman saya, waktu habis banyak di persiapan dokumen diatas.

 

• Buat surat izin dari Rektor & Kopertis untuk mengikuti seleksi beasiswa (Khusus Dikti)

Dikti SELALU mewajibkan  pendaftar untuk mencantumkan Surat Izin Rektor DAN Kopertis, walaupun di surat edaran dibilangnya ATAU.Jadi, sebelum Anda mendaftar, pastikan Anda mendapatkan keduanya. Surat Izin Kopertis bisa keluar klo Anda menyertakan Surat pengantar Rektor beserta semua kelengkapan dokumen yang dibutuhkan. Jadi pada saat Anda mengajukan surat pengantar dari Rektor, pastikan Anda membuat 2 jenis, yaitu :

Surat Pengantar Rektor untuk Direktur Ketenagaan Dikti
Surat Pengantar Rektor untuk Koordinator Kopertis à Menjadi Surat Pengantar Kopertis

Kalo semua Surat udah didapat, janagn lupa SCAN & Foto Copy.

4. Tahap Pengajuan Beasiswa. (Waktu yang dibutuhkan : 6-12 bulan)

• Pendaftaran
  Daftar beasiswa di websitenya masing-masing. Upload semua dokumen yang dibutuhkan. Pastikan tidak ada dokumen yang udah kadaluarsa (biasanya sertifikat TOEFL/IELTS). Setelah daftar on-line, biasanya Anda masih diwajibkan untuk mengirimkan berkas/dokumen tadi ke kantor penyelenggara, misalnya Dikti. Walaupun penyelenggara memperbolehkan mengirim berkas via Pos, tapi akan jauh lebih aman kalau Anda dapat mengirimkan dokumen itu secara langsung… Kenapa??? Karena Anda akan mendapatkan bukti penerimaan dokumen. Bukti ini JANGAN SAMPAI HILANG!!

Oh iya, sebelum Anda mengirimkan dokumen ini, sangat dianjurkan Anda membuat 2 copy setiap lembar dari dokumen ini. Satu copy serahkan ke SDM sebagai dokumentasi kampus, satu copy Anda pegang.

Pengalaman menunjukan kalau Dokumen ini bisa hilang di tempat penyelenggara. Kalau ini terjadi, Anda tinggal menunjukkan bukti penerimaan dokumen dan menyerahkan kembali foto-copy dari dokumen tadi.

• Seleksi Dokumen

Sebulan setelah penutupan, aka nada pengumuman tentang siapa saja yang secara dokumen memenuhi syarat, siapa yang nggak. Klo menurut Anda dokumen Anda sudah lengkap tapi ternyata masuk kedalam daftar yang dokumennya kurang lengkap, maka Anda dapat meminta konfirmasi ulang ke penyelenggara dengan membawa kembali semua dokumennya. Biasanya sih diterima.

• Wawancara

Beberapa bulan kemudian akan terbit pengumuman seleksi wawancara. Perhatikan jadwal dan persyaratan yang harus dibawa kembali. Biasanya yang harus dibawa :

Surat Izin Rektor untuk mengikuti wawancara
Letter of Offer terbaru
Email conversation Anda bersama calon supervisor yang berisi tentang diskusi topic riset Anda. Klo nggak, bisa diganti oleh surat pernyataan persetujuan topic riset dari calon supervisor.
Proposal riset terbaru
Daftar riwayat hidup

Klo dari Dikti, biasanya akan ditekankan bahwa program beasiswa hanya akan berlangsung selama 3 tahun, dan tidak dianjurkan membawa keluarga. Jadi Anda jangan menunjukkan klo Anda sangat ingin sekali membawa keluarga, apalagi yang penganten baru…. Biar skalian honey moon…. Klo sampe seperti itu, berarti Anda akan masuk ke dalam daftar ELIMINASI!

Oh iya, udah jadi rahasia umum klo dana beasiswa Dikti selalu ngaret, jadi banyak-banyak nabung dulu…. 😀

• Konfirmasi Penerimaan

Sekitar bulan Februari / Maret akan keluar konfirmasi kalau Anda diterima. Nah, disini perlu nyiapin dokumen lagi, diantaranya :

Surat Pernyataan Rektor, klo Anda boleh berangkat
Surat Pernyataan Kopertis
Pas Foto 4×6. Klo laki-laki pake baju berdasi, klo perempuan pake baju formil. Khusus buat yang daftar ke Amerika, perempuan gak boleh pake jilbab.
Daftar riwayat hidup
Pernyataan tidak sedang menerima beasiswa dari pihak lain
Fotokopi Kartu pegawai yang dilegalisir

Detilnya mungkin berbeda-beda, tapi secara overall mirip lah… :p

5. Tahap Persiapan Keberangkatan (Total Biaya Pribadi : $4000 – $5500)

Finaly, yang ditunggu-tunggu tiba…. Klo yang pernah ke luar negeri mungkin gak terlalu repot, klo yang belum??? Ini nih yang harus disiapin. Oh iya, ini adalah estimasi biaya tahun 2011. Untuk biaya saat ini, pastikan Anda sudah menkonfirmasi ke pihak-pihak terkait.

• Visa

Klo emang mau bawa keluarga, bikin visa sih sekalian aja walaupun berangkatnya gak barangan, soalnya klo gak barengan, anggota keluarga yang lain dihitung dua kali. Biaya pembuatan visa untuk satu orang ke Australia sekitar $500, klo keluarga Cuma $580an, soalnya istri + anak dianggap sebagai tanggungan suami. Tapi klo bikin sendiri, maka istri dianggap individu sendiri, dan anak dianggap tanggungan istri. Jadi klo sekaligus paling abis $580, tapi klo sendiri-sendiri, bisa abis sekitar $1100.
Yang perlu diketahui tentang Visa, Anda harus bisa menunjukkan rekening Anda. Jika Anda ingin membawa Istri+ satu orang anak, maka Anda harus menunjukkan saldo di rekening Anda minimal sebesar $12,000. Dana tersebut harus sudah mengendap minimal 3 bulan sebelum pengajuan Visa.

• Tuition Fees

Pastikan dana Tuition Fee bisa tersedia sebelum berangkat. Bisa dana talangan dari kampus, atau ada surat pernyataan dari pemberi beasiswa.

• OSHC (Overseas Health Care) / Asuransi Kesehatan

Asuransi tuh wajib. Biaya asuransi satu orang selama 4 tahun untuk tahun 2011 adalah $1650, untuk keluarga $3300. Nah yang ditanggung sama beasiswa tuh cuma yang mau sekolahnya aja, otomatis anggota keluarga ya tanggungan sendiri… Berarti Anda harus mengeluarkan $1650 sebelum bisa berangkat kesana.

• Tiket
  Tiket pesawat merupakan jajan yang mahal. Tiket penerbangan ke Australia berkisar $300-$600 sekali jalan untuk dewasa. Anak-anak sih katanya lebih murah, tapi ternyata sama aja… Klo mau langsung sekalian berangkat, tiket Anda akan disiapkan oleh pemberi beasiswa, berarti Anda tetap harus membeli tiket untuk anggota keluarga. Kalau Anda membawa istri & satu orang anak, maka Anda harus mengeluarkan kocek lagi sebesar $600 – $1200, tergantung maskapai dan kota tujuan.
• Accommodation

Cari tau tempat tinggal disana seperti apa. Anda bisa nyari via google ato kenalan yang udah duluan kesana. Biaya sewa rumah/unit di Australia biasanya sekitar $150 – $250/minggu. Bayarannya perbulan, dan dibulan pertama, Anda harus membayar uang jaminan yang besarnya satu bulan sewa. Jadi klo besarnya uang sewa $1000, maka besarnya uang yang harus dibayar pada saat Anda sampai disana adalah $2000.

6. Nanti disambung lagi